El Boletín Oficial de la Junta de Andalucía publicó la Resolución de 28 de agosto de 2012 de la Dirección Gerencia del Servicio Andaluz de Salud Resolución, por la que se aprobaron los requisitos necesarios para el uso del sistema estándar de Intercambio Electrónico de Datos, EDI, en las transacciones comerciales del Servicio Andaluz de Salud.
Su objetivo fue la introducción de instrumentos que permitan aumentar la eficiencia en la cadena de suministro, lo que ha constituido una prioridad en la política de compras y logística en el Servicio Andaluz de Salud.
EDI básicamente consiste en transmitir por vía informática documentos comerciales y administrativos en un formato normalizado, lo que representa un ahorro de tiempo y recursos en esta fase procedimental.
Esta utilidad se ha implementado en la aplicación informática Corporativa SIGLO (Sistema Integral de Gestión Logística), implantada recientemente y a través de la cual se realizará el intercambio electrónico de datos con los proveedores.
Con la finalidad de fomentar su uso entre los proveedores, el Servicio Andaluz de Salud introdujo, entre los criterios a valorar en las contrataciones, y en particular de suministro sanitario, puntuaciones para aquellas empresas que ya venían utilizando el sistema EDI o estuvieran en disposición de implantarlo una vez se les solicitara.
Por este motivo, en la actualidad, se trabaja con un número considerable de empresas que voluntariamente han implantado estos estándares internacionales para las transacciones.
La Resolución mencionada estableció los requisitos necesarios para el uso del Sistema EDI, de intercambio electrónico de datos para las transacciones comerciales entre los proveedores y el Servicio Andaluz de Salud.
En concreto, se realizarán mediante procedimientos electrónicos, bajo el citado estándar EDI, y exclusivamente a través de la aplicación informática corporativa SI GLO (Sistema Integral de Gestión Logística), las siguientes transacciones comerciales:
- • Pedido (órdenes de compra) – Intercambio del mensaje ORDERS.
- • Albarán (aviso de expedición) – Intercambio del mensaje DES ADV.
- • Confirmación de Recepción – Intercambio del mensaje REC ADV.
- • Factura- Intercambio del mensaje – IN VOIC.
- • Incidencias. Intercambio del mensaje – GEN RAL.
Con carácter general el uso del estándar EDI que se define será progresivo.
En esta primera fase se aplicará a las zonas del Catálogo de Bienes y Servicios del Servicio Andaluz de Salud, que a continuación se indican:
- • SU .PC.SANI .01. MATERIAL SANI TARIO FUNGIBLE.
- • SU .PC.SANI .04. IMPLANTES QUIRÚRGICOS.
- • SU .PC.SANI .11. LABORATORIO.
- • SU .PC.FARM. PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.
Calendario de implantación.
El pasado día 26 de diciembre, la Dirección Gerencia del Servicio Andaluz de Salud ha modificado la Resolución de 28 de agosto de 2012 ha modificado el calendario de implantación.
De esta forma, el Servicio Andaluz de Salud exigirá a los proveedores de productos incluidos en los Grupos SU .PC.SANI .01, SU .PC.SANI .04 y SU .PC.FARM tener implantado el Sistema Estándar EDI a partir del 1 de abril de 2013, en lugar de la fecha inicial de 1 de enero de 2013.
Por no ser obligatoria la información logística quedan exentos los subgrupos:
- • 01.01.- Equipos configuración a medida.
- • 01.23.- Material específico para Maxilofacial y Estomatología.
- • 01.26.- Material específico para Radioterapia.
- • 01.30.- Desinfectantes, detergentes y productos de parafarmacia.
- • SU.PC.FARM ENC: Medicamentos en Ensayo Clínico.
- • SU.PC.FARM PARAF PARAFARMACIA/GRUPOS DE ALIMENTOS.
- • SU.PC.FARM REEN REENVASADOS.
Por su parte, los proveedores de productos incluidos en el Grupo SU.PC.SANI.11 deben tener implantado el Sistema Estándar EDI a partir del 1 de septiembre de 2013 en lugar de la fecha inicial de 1 abril de 2013.
El motivo del retraso del calendario de implantación es la errónea información logística introducida por los proveedores en el Banco de Bienes y Servicios. En concreto:
- • Cantidad errónea en las unidades contenidas.
- • Ausencia de información (GTIN del Palet …).
- • Datos no actualizados.
- • Estructuras EAN no válidas.
Esta información es la pieza clave para la gestión logística, por lo que de acuerdo con la Resolución recientemente aprobada, las empresas proveedoras deben revisar y depurar la información logística y económica. La fecha límite para todo ello será el 31 de enero de 2013.
EN CONCLUSIÓN: Los proveedores pueden encontrarse con dos situaciones:
• Nuevas convocatorias que se realicen para la adquisición de medicamentos o productos sanitarios: El Servicio Andaluz de Salud establecerá en los Pliegos para la compra de productos de las zonas del Catálogo que se indican, independientemente del procedimiento que se utilice, que los proveedores, caso de resultar adjudicatarios deberán tener implantado el sistema EDI para las transacciones comerciales, en las condiciones que se determinan en la Resolución de 28 de agosto de 2012.
Para ello, los licitadores encontrarán entre la documentación contractual el Anexo de «Acuerdo de Desarrollo Logístico con EDI», en el que se recoge el conjunto de condiciones logísticas por las que se regulará el proceso de transferencia de mercancía desde el proveedor al Servicio Andaluz de Salud con Intercambio Electrónico de Datos (EDI).
• Contratos vigentes en el momento de aprobación de la Resolución de 26 de diciembre: Las empresas con contratos vigentes adjudicados en los que se recoja la obligación de utilizar el sistema EDI a requerimiento de los Órganos de Contratación, utilizarán dicho sistema para todas las transacciones comerciales a partir de las nuevas fechas que hemos mencionado.
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NOTA.- Sara Castelo Ruano es abogado, socia fundadora de Tesera de Hospitalidad, una consultora independiente, con sede en Madrid, pionera en ofrecer asesoramiento legal, auditorías de procesos, formación y servicios de colaboración a los departamentos de licitaciones tanto de los órganos de la Administración Pública Sanitaria como de sus proveedores.
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