Dropbox, YouSendIt y Google Docs facilitan el trabajo colaborativo de los periodistas porque permiten compartir textos, fotos, y vídeos en la red rápidamente.
¿Por qué utilizalos?
Los documentos compartidos son accesibles desde cualquier parte.
Los documentos no ocupan espacio en el disco duro del ordenador porque están en la red.
Los documentos no se pierden por un fallo del sistema operativo del ordenador o una avería del disco duro.
La privacidad de los documentos se puede gestionar y agregar a tantos colaboradores cómo se desee.
DROPBOX
Es útil para crear un espacio común para la subida y descarga de archivos en las redacciones. Se tiene que abrir una cuenta en la página de Dropbox y seguir los pasos para bajar una aplicación a su ordenador.
En su escritorio se instalará una carpeta desde la que podrá acceder a todos los documentos. Una vez subido el archivo a través de la página, éste es accesible en cualquier momento sin necesidad de conectarse a la página web.
Por defecto, Dropbox le permitirá almacenar 2GB de información gratuitamente. Puede ampliar la capacidad creándose una cuenta Premium de 50GB o de 100GB, previo pago.
Dropbox no limita el tamaño del archivo cargado hasta los 2GB y permite crear subcarpetas para organizar los documentos. Tampoco pone límites a la hora de compartir estas carpetas y se puede gestionar su privacidad en las cuentas gratuitas.
Dropbox también se integra en móviles y ‘tablets’.
Descargando el programa de Dropbox en los ordenadores de cada periodista, todos pueden subir y bajar los archivos a través de una carpeta común sin necesidad de crear una cuenta para cada uno.
Dropbox elimina las cuentas gratuitas que estén inactivas durante 90 días y se reserva el derecho a eliminarlas con o sin previo aviso. Las cuentas Premium son eliminadas en caso de impago de las tasas o reducidas a cuentas gratis (borran los archivos hasta que ocupen 2GB).
YOUSENDIT
YouSendIt es una herramienta para superar las limitaciones de tamaño de archivos adjuntos de las cuentas de correo convencionales.
No crea un espacio común como Dropbox con una carpeta en el escritorio, sino que sube el documento a la página y genera un enlace que permite su descarga, que puede ser enviado a un contacto utilizando un correo electrónico.
Tiene que crearse una cuenta con su nombre y correo electrónico para usar el servicio, en el caso de las cuentas gratuitas, en YouSendIt. La cuenta gratuita permite subir archivos de 100MB con un máximo de descargas de 1GB al mes. Los archivos se pueden descargar hasta un máximo de 100 veces y expiran a la semana de subirlos.
YouSendIt permite la compresión de los archivos que se quieren compartir desde la propia página en la cuenta Premium.
Los archivos en las cuentas gratuitas no son privados, son accesibles públicamente y cualquiera podrá descargarlos a menos que se haga una cuenta Premium.
Para utilizar el servicio tiene que estar constantemente conectado a la página y puede almacenar un máximo de 6GB con las cuentas individuales de pago y de 150GB para las de empresa (para 25 usuarios), archivos que no expiran nunca.
GOOGLE DOCS
Google actualizó el servicio y es posible cargar y descargar archivos que no esten en el formato propiedad de Google. Se pueden subir archivos hasta 1024MB. Herramientas como OffiSync permiten la integración entre Microsoft Office y Google Docs.
Es útil para crear tablas de trabajo: hacer una agenda de contactos común, de encuestas, de temas hechos en la redacción, etc.
Los documentos de texto pueden crearse en la propia aplicación, se pueden compartir y se puede dar acceso a su modificación. Dentro de los documentos de texto se pueden crear diferentes pestañas para acomodar el trabajo por temáticas.
Para gestionar Google Docs hay que disponer de una cuenta de correo electrónico de Google.