Internet: Los 6 mejores trucos de Google Drive para mejorar tu productividad

En la próximas semanas todos los planes pagos de almacenamiento en Google Drive tendrán otro nombre: Google One.

El servicio ampliará el plan de almacenamiento de cada usuario. Es la primera bajada de precios de la compañía en varios años, pero esta no es la única ventaja de One.

La idea es unificar todo el almacenamiento cloud en una sola cuenta, reunir los servicios de Google en la nube en un solo sitio.

El cambio no afectará a los clientes de G Suite, paquete de herramientas enfocado en empresas y el ámbito educativo.

Desgraciadamente, este soporte con personas «reales» sólo está totalmente disponible (al menos de momento) en Estados Unidos, aunque se va extendiendo ya a a más países.

Google asegura que los usuarios que ya tengan una cuenta de pago de Google Drive se actualizarán de manera automática a Google One.

Este proceso se realizará a lo largo de los próximos meses, y los usuarios recibirán un correo para llevar a cabo todo el proceso.

Cuáles son las ventajas de Google One

Con One, podrás compartir el almacenamiento cloud de tu cuenta de Google con hasta cinco miembros de tu familia. Esto te permitirá hacer un gran ahorro, al margen de que los precios del servicio son bastante competitivos.

Los planes de precio se adaptarán al almacenamiento que proporciona cada uno. Las posibilidades van desde los 100 GB a 1,99 dólares los 30TB de almacenamiento por los que se cobran casi unos 300 dólares. La estructura de precios queda así:

• 100 GB de almacenamiento por $1.99 dólares/mes (que se suman a los 15GB gratuitos de Drive)
• 200 GB de almacenamiento por $2.99 dólares /mes
• 2 TB de almacenamiento por $9.99 dólares/mes
• 10 TB 20 TB y 30 TB de almacenamiento por un precio de entre $99.99 dólares y $299.99 dólares.

Por otro lado, si eres miembro de Google One:

• Cuando compartes el plan contratado con miembros de tu familia, cada uno de los usuarios tendrán su propio espacio de almacenamiento con total privacidad.
• Tendrás soporte técnico con personas reales 24 horas al día, los siete días de semana. Lamentablemente, esta atención personalizada 24/7 de momento solo se plantea para Estados Unidos.
• Además podrás disfrutar de descuentos y promociones si buscas hoteles a través de Google Maps
• Dispondrás de un crédito de Google Play, que podrás emplear en juegos y apps de pago.
• Mejores condiciones de uso y mejor atención al cliente.

Filtrar las búsquedas

Usuarios con mucha información almacenada durante años, por ejemplo, pueden ordenar sus búsquedas y hacerlas más rápidas y efectivas. 

Se busca por nombre y tipo de archivo, fecha de modificación y propietario del archivo, entre otras posibilidades. Además, se pueden buscar documentos compartidos con determinada persona.

Adjuntar archivos o enlaces

Para los formatos de Google Drive, el usuario solo cuenta con la posibilidad de enviar un enlace al archivo. En el caso de imágenes, formatos de Office o un PDF, por ejemplo, se pueden enviar como archivos adjuntos o enlaces.

El beneficio de esta función es que permite compartir archivos más pesados que el límite de Gmail, de 25GB.

Backup de tu teléfono 

En la app de Google Drive, en Configuración, se pueden guardar copias de seguridad. Es posible respaldar contactos, o fotos y videos del celular, mediante esta opción.

El proceso puede llevar horas, según el almacenamiento de cada usuario,  por lo que es recomendable hacerlo de noche. El dispositivo debe estar cargándose y conectado a wifi.

Sincronizar carpetas, en PC o Mac

Es posible que la carpeta de Google Drive aparezca en tu escritorio, en lugar de acceder a ella desde el navegador. El usuario debe instalar la app de Drive para Mac o PC. Luego, dirigirse a Preferencias/Opciones de sincronización.

De esta forma, se podrá sincronizar la carpeta My Drive (Mi unidad) completa o algunas subcarpetas o archivos que se encuentren dentro de ella.

Comentar archivos de Office

Una de las nuevas opciones de Drive es la posibilidad de hacer comentarios en archivos de Microsoft Office. No es necesario convertir un documento Word, por ejemplo (o usar una extensión), a Doc para poder comentar.

Entonces, es posible abrir un documento de Word, una hoja en Excel, o una presentación en PowerPoint, y añadir comentarios directamente en el archivo. En la barra de tareas, en Insertar, se encuentra la opción de Comentar. También se puede encontrar haciendo clic derecho.

Los comentarios serán vistos desde Google Drive o en el programa de Microsoft que use la otra persona.

Acceder sin conexión a internet

Para poder usar esta función es necesario establecer el acceso offline, desde la extensión Google Docs Offline. Luego, se debe ingresar en Drive, a Configuración y seleccionar, en la sección Offline, la opción Sincronización sin conexión.

Para abrir y editar archivos sin conexión, primero, habrá que ingresar a la cuenta de Google del usuario, usando el navegador Chrome. Asimismo, no se debe usar el modo incógnito y es indispensable contar con espacio libre suficiente en el dispositivo para guardar archivos.

Bonus track

Otra función muy usada es la posibilidad de convertir un archivo de Docs a formato PDF. Por otro lado, desde la versión móvil, hay funciones que no están disponibles en la versión de escritorio.

Por ejemplo, desde el celular, es posible escanear un documento (tomando una foto) para que Drive convierta a texto su contenido. En la opción Nuevo, hay que elegir la función Usar cámara.