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Excel: El truco para aprender a dividir más rápido por una cifra y errores que debes evitar

Excel: El truco para aprender a dividir más rápido por una cifra y errores que debes evitar
Excel YT

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office.

Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.

Hoy te traemos un truco sencillo para aprender a dividir más rápido por una cifra compartido originalmente por el canal guiainfantil de Youtube.

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus.

Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987.

Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular1​ Quattro Pro de Borland. Por esta razón Microsoft se consolidó como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI(interfaz gráfica de usuario). Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual tanto para la plataforma Windows como Mac OS X es Excel 2019.

Los conceptos básicos del programa son fáciles, pero dominar Excel en profundidad requiere algo más de experiencia y tiempo.

Debido principalmente a la gran cantidad de funciones que pone a nuestra disposición, tanto de interfaz como de funcionamiento, en ocasiones cometemos graves errores en su uso. Es por ello que hay ciertas acciones que deberíamos intentar evitar a la hora de sacar el máximo provecho al programa en cuestión.

Especialmente en entornos de trabajo más profesionales, por ejemplo al llevar la contabilidad de una empresa, tendemos a usar la misma hoja, pero rehaciéndola. Eso es un error, y nos referimos a usar la hoja de cuentas del mes pasado, por ejemplo, para generar la del actual tan solo cambiando los números. Esto nos puede hacer perder documentación importante para el futuro. Por tanto os recomendamos usar plantillas con los datos comunes a todos esos documentos, y crear uno nuevo cada vez.

Al mismo tiempo, algo similar nos puede suceder con los ajustes por defecto del programa.

Con esto os queremos decir que en multitud de ocasiones confiamos en los mismos para crear nuestras hojas de cálculo y en el proceso los vamos ajustando a nuestras necesidades, mal hecho. Siempre será recomendable hacer una plantilla de Excel con los ajustes que necesitamos y guardarla para los documentos posteriores, ahorraremos tiempo.

En lo que se refiere a los vínculos entre dos hojas, estos son elementos bastante comunes y útiles, pero los enlaces múltiples deberíamos intentar descartarlos. Esto se debe a que el trabajo que estemos llevando a cabo en Excel podría empezar a darnos errores en cualquier momento debido a que son muy inestables. Los usuarios propietarios del vínculo tres, o cuatro, o cinco, pueden borrar, o no cerrar su hoja, lo que se traduce en un fallo en nuestro proyecto. Por tanto es recomendable usar vínculos simples con dos hojas como máximo si queremos evitar estos errores.

Otro de los errores que solemos cometer en Excel, es no usarlo para el objetivo para el que se diseñó realmente el programa. Por ejemplo, algunos usuarios inexpertos lo usan para crear documentos ofimáticos en los que prevalece el texto, o para crear una base de datos. Ese es un error grave, ya que no la interfaz del programa se diseñó para ello, ni ofrece las funciones que necesitamos. Para ello deberíamos usar aplicaciones específicas como Word o Access, las propuestas de Microsoft que también incluye en Office.

Quizá nos ha pasado en alguna ocasión, y es que al aplicar determinadas fórmulas a un conjunto de datos almacenados en una columna, nos devuelve un resultado erróneo.

Esto es algo común en la función de autosuma, por ejemplo, por lo que lo primero que pensamos es que el programa está mal. Pero no, este es un error muy común si usamos datos numéricos como encabezados en dichas columnas, lo que puede dar esos fallos inesperados. Así, al diseñar una nueva hoja de cálculo, os recomendamos evitar ese tipo de encabezados en las columnas.

Algo similar puede sucedernos, que surjan errores inesperados, si usamos espacios en blanco en algunas de las celdas de Excel. Y es que para el programa no es lo mismo una celda vacía, que una llena de espacios en blanco, o con uno solo de estos. Os recomendamos evitar estas prácticas debido a que cuando el programa se encuentra con estos espacios en blanco, puede fallar al clasificarlos. Por tanto esto derivaría en errores al introducir fórmulas o realizar cuentas donde estas celdas estén presentes en el rango seleccionado.

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