El uso de herramientas como Excel o Word para llevar la facturación están cada vez más en desuso

Ventajas de utilizar un software de facturación en tu empresa

La facilidad y el ahorro de tiempo que nos genera un buen software de facturación es cada vez más valorado por empresarios y autónomos

Ventajas de utilizar un software de facturación en tu empresa
Departamento empresa Pixabay

La facturación de una empresa es un punto clave para la viabilidad de la misma. Si eres el responsable de una empresa o simplemente trabajas por cuenta propia ya estarás al tanto de la necesidad de llevar al día toda tu facturación.

No se trata únicamente de tener controlados los ingresos y los pagos pendientes para no tener problemas de flujo de caja, sino que el hecho de llevar la facturación de forma ordenada es fundamental para poder presentar los modelos de impuestos de forma correcta y sin errores.

Y todo esto se hace mucho más importante a medida que el número de factura emitidas y recibidas aumenta, hasta llegar a un punto que no es sostenible llevar la facturación con métodos tradicionales.

El uso de un software de facturación, como el programa para facturar de ziclope, soluciona todos estos problemas y nos ofrece multitud de ventajas frente a los métodos más tradicionales de llevar la facturación de una empresa.

Métodos tradicionales de llevar la facturación de una empresa

En la actualidad aún existen muchas empresas que siguen utilizando métodos bastante rudimentarios para llevar una de las actividades clave de una empresa: la facturación. Herramientas como Excel o Word aún siguen siendo muy utilizadas por autónomos o responsables de pequeñas o medianas empresas.

Este tipo de softwares son muy buenos para otro tipo de tareas, pero no son los más adecuados para llevar la facturación. Utilizando estas herramientas no se tiene un control exhaustivo de una de las actividades más clave de una compañía.

Información tan importante como las facturas que están pendientes de cobro, el orden de la facturación o el simple hecho de emitir una factura llevan más tiempo del que se necesita utilizando un software especializado y desarrollado plenamente para la realización de estas tareas.

Beneficios de utilizar un software de facturación

Lo habitual cuando no se emplea un software de facturacion es dejar la creación de las distintas facturas para final de mes o final del trimestre. Se dedica una jornada completa a crear, imprimir y enviar las facturas correspondientes a los clientes.
Como vemos se trata de una metodología muy poco eficiente. Primero porque los pagos de los clientes se alargan demasiado y nuestro flujo de caja se puede ver perjudicado. Segundo porque destinar una jornada entera a realizar este trabajo es una total pérdida de tiempo.

Ahora vamos a analizar las principales ventajas que nos ofrecen estos softwares especializados en la facturación:

  • Correlación en el número de facturas: los softwares de facturación asignan el número de factura de forma automática en el momento de generar una nueva factura. De esta forma no es necesario perder tiempo en buscar las facturas emitidas anteriormente y saber cuál ha sido la última que hemos emitido para no equivocarnos en el número de la factura.
  • Revisar información de forma sencilla: todas las facturas, tanto las emitidas como las recibidas, están centralizadas en el mismo software de facturación. Si necesitamos revisar una factura concreta de un cliente o proveedor basta con utilizar el buscador del software de facturación para acceder a la misma.
  • Visualización de gráficos de facturación: la gran mayoría de softwares de facturación tienen esta funcionalidad. Con un simple vistazo podremos ver diferentes tipos de gráficos que son de mucha utilidad en la toma de decisiones de una empresa: facturación del mes actual, facturas pendientes de cobro, facturas pendientes de pago, fechas de vencimiento…
  • Facilidad en la presentación e impuestos: al tener toda la información centralizada es mucho más sencillo cumplimentar los diferentes modelos de impuestos que es necesario presentar: modelo 303, modelo 130… Los softwares suelen generar un documento fiscal específico para este tipo de tareas.
  • Personalización de plantillas de factura: una característica bastante común en este tipo de softwares es la posibilidad de generar plantillas de factura personalizadas de forma sencilla (logo, tipografía, colores corporativos…).
  • Conciliación bancaria: algunos softwares tienen esta opción mediante la cual es posible conectarnos a nuestro banco y ver la totalidad de nuestros movimientos bancarios. De esta forma podemos tener controlados nuestros ingresos y nuestros gastos.

Cualquier empresa trabaja día a día para aumentar sus ingresos y ser cada vez más competitiva. Una buena forma de conseguir esto es reducir los costes para así aumentar los márgenes comerciales.

Con la implementación de un software de facturación se mejora la gestión administrativa de cualquier empresa y se ahorra mucho tiempo en este tipo de tarea. Este tiempo que se ahorra se puede emplear en otro tipo de tareas más productivas para el devenir de la compañía.

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