Considerando que la telefonía lleva más de un siglo entre nosotros y las centralitas han ido de la mano prácticamente desde sus inicios, quizá podamos decir que ha pasado demasiado tiempo hasta que la telefonía ha tenido la oportunidad de dar el salto al formato digital, comparado a otras aplicaciones relacionadas con las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Lo cierto es que aunque muchas empresas ya se han convertido al formato digital, muchas otras aún tienen dudas si será un error desechar su antigua centralita que les funciona relativamente bien para pasarse íntegramente al mundo de la centralita virtual.
¿Qué es una centralita virtual?
Primero vamos a comprender unas nociones básicas acerca de este concepto. Cuando hablamos de centralita virtual, hablamos, en resumen, de una centralita dispuesta en un servidor fuera de la empresa, al cual nos conectaremos por Internet.
Esto quiere decir que la línea de teléfono convencional pasará a un segundo plano y tendremos que conectarnos utilizando el material apropiado. Los teléfonos analógicos clásicos quedarán obsoletos y tendremos dos opciones:
- Comprar un tipo de teléfonos que se conectan a Internet, denominados teléfonos IP, los cuales operan exactamente de la misma forma que un teléfono normal, salvo con la diferencia que están conectados a un cable de red en vez de a un cable de teléfono convencional. Afortunadamente, muchas empresas pasan la telefonía convencional por cables de red, con lo cual es posible que el cambio sea menor.
- Hablar a través de una aplicación para el móvil o a través de un programa para el ordenador. Esta solución suele ser la más económica o incluso gratis, dado que existen infinidad de aplicaciones que ya ofrecen esta funcionalidad.
En caso de tener una centralita digital física, esto ya lo tendremos resuelto, dado que la única diferencia será reconfigurar los aparatos para que apunten a la centralita virtual en vez de a la centralita local en nuestras instalaciones.
¿Qué diferencias hay con respecto a una centralita clásica?
Una vez conectados por una de estas dos vías a la centralita virtual, el modo de operación será exactamente igual que con nuestra actual versión analógica o digital. Podremos tener configurados todos los patrones tales como:
- Extensiones para cada usuario: de hecho, las centralitas virtuales suelen ofrecer muchas más funciones que las analógicas, ya que generalmente las analógicas necesitan placas especiales para incorporar nuevas características. Esto pasa incluso con las nuevas versiones de centralitas físicas digitales. Las posibilidades de una centralita virtual suelen ser casi ilimitadas.
- Todas las funciones propias de una centralita: desvíos de llamadas, contestadores, mensajes de bienvenida, etc.
- Conservar los números de teléfono particulares de cada extensión, incluso es posible configurar teléfonos internacionales de una manera extremadamente sencilla. Puede que la empresa tenga presencia internacional con un número local, por ejemplo, de Estados Unidos, solo con una pequeña configuración por parte del proveedor de la centralita virtual.
Ventajas de una Centralita Virtual
Ya hemos visto algunas de las ventajas que nos ofrece la centralita virtual, pero vamos a entrar en detalle para analizar unas cuantas adicionales:
Máxima disponibilidad
Hay que tener en cuenta que, a diferencia de una centralita física, las centralitas virtuales se ubican en centros de servidores, los cuales suelen tener una redundancia y máxima disponibilidad. En caso de que la máquina donde se encuentra alojada nuestra centralita virtual se estropee, automáticamente una copia de esa máquina se activará en cuestión de minutos y volcará toda la información para estar disponible inmediatamente.
Esto se materializa en el hecho de que tendremos nuestra centralita operando las 24 horas del día ininterrumpidamente y con baja posibilidad de fallos. En caso de una centralita física, si algo se estropea, tendremos que llamar al técnico de mantenimiento para que pase a arreglarlo y esto puede parar las comunicaciones de la empresa hasta que el técnico lo resuelva.
El mayor dilema: Las comunicaciones internas
Muchas empresas se preguntan si están preparadas a nivel interno para asumir este cambio. Es cierto que si la empresa es de cierto tamaño, es necesario disponer de una buena conexión a Internet para conectar con la centralita virtual. En caso de que esta conexión a Internet falle, será preciso disponer de otra conexión alternativa que dé soporte a modo backup.
Sin embargo, también es cierto que la ventaja de una centralita virtual es que se puede alterar su configuración temporalmente para resolver cualquier incidencia de manera inmediata. Por ejemplo, si la conectividad de la empresa se cae, podremos ponernos en contacto con la empresa de mantenimiento de la centralita virtual y decirle que desvíe temporalmente el teléfono principal al teléfono móvil de uno de los empleados ; en este caso, no se perderá ni una sola llamada. En caso de un formato físico, si esto ocurriera, la cantidad de llamadas perdidas sería incontable.
