El uso de la factura electrónica en las compras del sector público español

La Ley 25/2013 de 27 de Diciembre, establece con carácter obligatorio el uso de la factura electrónica en el Sector Público a partir del 15 de Enero de este año.

No obstante, se podrán excluir de manera reglamentaria de esta obligación aquellas facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas, hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto General de Entrada de facturas electrónicas (en adelante PGE).

Observar en relación a este punto que cada Administración es la que determina la exclusión o no de la facturación electrónica en función del importe, así por ejemplo en el caso de la Comunidad de Castilla-La Mancha con independencia del importe, los sujetos obligados deben presentar sus facturas en formato electrónico.

1. ÁMBITO A APLICACIÓN. Se aplica a las facturas en sentido estricto, conforme al Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Es decir, no alcanza a otros documentos justificativos de otros gastos u obligaciones de las Administraciones Públicas.

2. APLICACIÓN DIRECTA. Afecta a todas las facturas emitidas a partir del 15 de Enero del 2015, con independencia de la fecha de los contratos o relaciones jurídicas que sirvan de soporte para la emisión de dichas facturas.

3. EFECTOS DERIVADOS DE SU INCUMPLIMIENTO. El artículo 3 de la Ley 25/2013 regula la obligación de presentación de las facturas en el registro «en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios».

Por tanto, en tanto no se cumplan los requisitos de tiempo y forma establecidos en esta Ley 25/2013 no se considera cumplida esta obligación de presentación, y por tanto no se iniciará el cómputo del plazo de pago ni el cómputo de devengo de intereses por incumplimiento de este último plazo por la Administración.

Recordar que el cálculo del plazo de pago que tiene la Administración está condicionado al cumplimiento del plazo de presentación de las facturas:

• • Si el proveedor cumple el plazo de presentación (30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios), la Administración tendrá la obligación de abonar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de aprobación de la factura.
• • Si el contratista incumple el plazo de presentación de la factura correspondiente, el plazo de tramitación máximo para la Administración será de 30 días desde la fecha de presentación de la factura en el registro correspondiente (transcurrido dicho plazo se inicia el devengo de intereses).

4. ÓRGANO COMPETENTE PARA RECHAZAR FACTURAS. En relación a este punto es conveniente analizar las distintas fases del flujo de las facturas electrónicas en el ámbito de la Administración Pública.

• 1. Recepción de facturas en el PGE de facturas electrónicas correspondiente, generándose un acuse de recibo, esto es un número de asiento registral con indicación de fecha y hora. No confundir este registro administrativo con el registro contable de facturas.
• 2. A continuación, serán remitidas inmediatamente a la Oficina Contable competente para la anotación en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS. (RCF). Esta anotación dará lugar a un código de identificación que se comunicará al PGE. Dicho código de identificación acompañará a la factura en toda su tramitación. La Oficina Contable no anotara aquellas facturas que presenten datos incorrectos u omisión de datos, así como también aquellas facturas que correspondan a otras Administraciones Públicas. Estas facturas serán devueltas al PGE indicando causa del rechazo.
• 3. Las facturas admitidas por la Oficina Contable serán distribuidas al Órgano Gestor destinatario de las mismas, a través de la Unidad Tramitadora correspondiente, que habrá de pronunciarse sobre la conformidad o devolución de la factura recibida por errores que se refieran a la prestación del servicio o del fondo de la operación (por ejemplo: defectos de contenido como vencimiento o procedencia de la deuda, importe, etc.).

5. FUNCIÓN INTERVENTORA. Los órganos competentes para ejercer la función interventora tienen en determinados supuestos funciones contables, como ocurre en el caso de la Administración General del Estado (con la excepción del Ministerio de Defensa). En estos casos, se entiende que el expediente está completo mediante referencia expresa a los códigos de identificación asignados, sin que sea necesario remitir la propia factura electrónica al órgano de control.

Por el contrario, cuando las funciones de control y contables se atribuyan órganos diferentes, el órgano de control necesitará que se le remita la factura electrónica a fin de que el expediente se considere completo.

CONCLUSIONES

En realidad, el flujo de la factura electrónica en la Administración Pública no difiere en mucho del tráfico de las mismas en el Sector Privado.

Se puede establecer un paralelismo entre ambos: Recepción de la factura del proveedor – acreedor no implica aceptación de la misma (PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA) / Entrada de la factura en el Departamento Contable que revisa si la factura es correcta en cuanto a sus datos fiscales, correcta imputación centro de coste, etc., pero no acredita su conformidad (OFICINA CONTABLE) / Remisión de la factura al Departamento Responsable que ha solicitado dicho servicio o bien prestado, el cual dará conformidad o rechazo a la misma. Si la factura es conforme finalizará el proceso con la tramitación de su pago, en caso contrario se paralizará la tramitación de la misma, comunicando dicha circunstancia al proveedor a fin de que subsane el motivo de no conformidad (ÓRGANO GESTOR – UNIDAD TRAMITADORA).

La complejidad puede radicar en identificar los PGE de facturas electrónicas para las distintas Administraciones Públicas en sus diferentes niveles (Administración General del Estado, CC.AA, Entidad Local).

A nivel de CC.AA. se han adherido a FACe (Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado) las CCAA de Asturias, Región de Murcia, Illes Balears, Extremadura, Comunidad Foral de Navarra, Ciudad Autónoma de Melilla, Cataluña, Andalucía, Canarias, Cantabria, Comunidad Valenciana, Aragón y Castilla-La Mancha.

Algunas de estas CCAA han optado por un sistema mixto (FACe y PGE propio) como es el caso de Castilla La Mancha, y otras han dispuesto un punto de acceso propio de entrada de facturas electrónicas (como es el caso La Rioja, Castilla y León, Galicia y País Vasco). No obstante en algunos de estos casos se está estudiando la posibilidad de intercambio de información entre estos puntos y FACe.

En relación a las entidades locales adheridas a FACe se puede consultar el estado de las mismas en el enlace: http://administracionelectronica.gob.es/ctt/face/descargas sección «Listado de Entidades Locales adheridas» (5.886 EE.LL a 29/01/2015).

No obstante, entendemos que una vez conocido el circuito para cada caso, supone un avance notable, cierto es que el plazo para el pago de las facturas por parte de la Administración no cambia, pero lo que es indudable es que a partir de ahora en cualquier momento un proveedor de la Administración puede consultar en ese PGE el estado de la factura enviada:

• • Registrada.
  • Anotada en el Registro Contable de Facturas.
  • Contabilizada la obligación reconocida.
  • Pagada.
  • Rechazada
  • Anulada.

Así pues, se garantiza un seguimiento continuo de la tramitación de la factura así como un registro de las actuaciones realizadas por parte de la Administración en las distintas fases.
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NOTA.- Sara Castelo Ruano es abogado, socia fundadora de Tesera de Hospitalidad, una consultora independiente, con sede en Madrid y Lisboa, pionera en ofrecer asesoramiento legal, auditorías de procesos, formación y servicios de colaboración a los departamentos de licitaciones tanto de los órganos de la Administración Pública Sanitaria como de sus proveedores.