Cómo enviar tu primera factura como autónomo

Si has comenzado tu aventura como autónomo recientemente, es probable que estés al tanto de los papeleos que hay que hacer. Uno de ellos es la emisión de facturas a los clientes a cambio de un servicio, emitiendo un documento donde exigimos el pago por el trabajo realizado. Una vez que has empezado, seguro que estás deseando enviar tu primera factura como autónomo y cobrar por tu primer servicio.

Eso sí, una factura no se puede hacer de cualquier manera. Debe de incluir unos datos concretos para que sea válida, algo que es confuso para algunos autónomos.

Como hacer una factura de autónomo puede ser confuso, te vamos a echar una mano. Te vamos a enseñar paso a paso cómo enviar tu primera factura como autónomo.

Datos imprescindibles para confeccionar la primera factura de autónomo

Lo primero que hay que hacer antes de enviar tu primera factura es confeccionarla. En este caso, nos vamos a referir siempre a la factura ordinaria, la cual es la más utilizada por los trabajadores.

Para confeccionarla, la factura se suele hacer en programas como Excel, donde se señalarán algunos campos. Si sabes usar el programa, utiliza fórmulas matemáticas para hacer cálculos automáticos del IVA o retenciones. Una vez que tengas hecha la plantilla o te hayas descargado una, verás cómo es muy fácil emitir las siguientes facturas, ya que solo es difícil la primera vez.

Una factura debe contener los siguientes campos:

• Tus datos como emisor: debes incluir tu razón social (nombre y apellidos si eres autónomo o nombre de la sociedad si eres empresa), tu NIF (o CIF), el domicilio fiscal, un correo electrónico y un teléfono.
• Los datos del receptor: en el siguiente campo, debes indicar lo mismos datos que has puesto para ti, pero para el receptor, el cual debe facilitártelos para emitir la factura.
• Fecha de expedición: es imprescindible colocar la fecha correcta, ya que así será procesada de mejor forma por los programas contables.
• El número de la factura y su importancia: los autónomos deben generar una numeración consecutiva. En este caso, se puede poner simplemente un “1”, ya que es la primera. Cuando termine el año fiscal, se puede reiniciar la numeración.
• Conceptos e importe: aquí describirás el trabajo realizado y el importe de cada concepto. Después de sumarlo todo, pon la base imponible, que es el total sin impuestos.
• IVA: a menos que tu actividad sea exenta, el IVA debe de estar en tu primera factura como autónomo y en las siguientes. Generalmente es del 21%, pero puede ser de un 10% o 4% según la actividad. Recuerda que el IVA se repercute a los clientes y que el autónomo es un mero recaudador.
• Retenciones: si tus clientes son otros autónomos, generalmente deberán hacerte una retención de ingresos que irán a parar a Hacienda. Para nuevos autónomos, se aplica una retención del 7% durante los primeros 18 meses.
• Total: este es el total que vas a recibir a tu cuenta bancaria. Se calcula con la base imponible sumando el IVA y restando las retenciones.
• Forma de pago: aquí señalarás tu forma de pago. Aquí podrás incluir tu número de cuenta, tu teléfono si has elegido bizum o tu cuenta de PayPal.

Así se entrega la factura al cliente

Una vez que hayas hecho la factura, tendrás que enviársela al cliente. En la mayoría de casos, el envío es digital y se hace por correo electrónico. Simplemente tendrás que enviar un email al cliente, señalando que ya tienes su factura confeccionada y que los datos de pago están en el interior de la misma.

¿Por qué emitir facturas?

Uno de los requisitos para ser autónomo en España es la emisión de facturas. Para hacerlo, deberás estar dado de alta en Hacienda, ya que no se pueden emitir facturas de otra manera.

Eso sí, no solamente debes emitir facturas por cumplir la ley. Aunque sea tentador no hacerlas y ahorrarse el IVA, la emisión de facturas tiene algunas ventajas para ti que compensan sobradamente el ahorro de impuestos.

La mayor ventaja es que la factura es una garantía de que has realizado un trabajo y una prueba. Si un cliente no te ha pagado, tienes la factura para demostrar que has prestado el servicio y así reclamar la cantidad.

Por otro lado, emitir facturas te permite diferenciarte de la competencia, sobre todo si tus clientes son otras empresas. Al transmitir mayor seriedad y al poderse desgravar tu servicio como un gasto en la declaración trimestral, las empresas prefieren a personas que puedan facturar.

Finalmente, dormirás tranquilo. Al no hacer nada ilegal y cumplir con tus obligaciones, vas a estar siempre tranquilo y libre de preocupaciones.

Otras obligaciones del autónomo después de hacer la primera factura como autónomo

Una vez que hayas emitido la factura, te sentirás en la cima y estarás deseando hacer más. Eso sí, no olvides que tienes obligaciones con Hacienda además de hacer la factura. Por ejemplo, estás obligado a hacer una declaración trimestral de IVA e IRPF, algo que es fácil de hacer si tienes una gestoría.

En esas declaraciones, se suman los ingresos obtenidos durante el trimestre y se le restan los gastos y las retenciones que te han hecho. Allí se calcula el IRPF que tienes que pagar a Hacienda trimestralmente, así como el IVA que has recaudado y repercutido a los clientes.

Además, tendrás otras obligaciones con la administración, como pagar tu cuota de autónomos (obligación con la Seguridad Social), informar de operaciones intracomunitarias (si has solicitado el ROI) y hacer la declaración anual de IRPF. También tendrás que contestar diferentes requerimientos y tener la contabilidad al día, algo que puedes hacer fácilmente con la ayuda de una gestoría.