Septiembre, el mes clave para ordenar las finanzas de la empresa antes del cierre

Septiembre no solo marca la vuelta al colegio. Para muchas empresas también supone recuperar proyectos, revisar presupuestos y preparar el cierre del ejercicio.

Es un buen momento para comprobar si quedan facturas sin registrar, tickets pendientes o gastos de empleados sin justificar.

Lo que no se revisa ahora puede convertirse en un problema en diciembre.

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Del cierre reactivo al control financiero continuo

Esperar al final del año para ordenar la documentación financiera tiene un riesgo claro: los errores se detectan tarde. También cuesta más localizar justificantes, aclarar gastos o corregir datos contables.

La alternativa es trabajar con información actualizada durante todo el ejercicio. Esto permite identificar incidencias antes, agilizar las aprobaciones y disponer de una visión más clara del gasto real de la empresa.

La digitalización convierte el cierre financiero en un proceso continuo. En lugar de reconstruir lo ocurrido, la empresa puede saber qué está ocurriendo.

Cómo digitalizar la gestión de gastos

Exaccta Xpens permite capturar tickets y facturas desde el móvil. El empleado fotografía el documento y el gasto queda registrado para su revisión.

Según la información publicada por Exaccta, su sistema utiliza OCR e inteligencia artificial para extraer datos como el importe, la fecha y la categoría del gasto. Después, el supervisor puede revisar la información, aprobarla y generar informes en tiempo real.

La plataforma también ofrece conexiones con sistemas ERP mediante conectores y una API. Esto facilita el envío de la información a los procesos administrativos y contables sin tener que volver a introducir los datos de forma manual.

Menos tareas manuales y más control

Digitalizar una factura no consiste solo en guardar una imagen. El objetivo es transformar el documento en información que pueda clasificarse, revisarse e integrarse en la contabilidad.

Un sistema de gestión de gastos puede ayudar a:

• Centralizar tickets, facturas y notas de gasto.
• Reducir la introducción manual de datos.
• Aplicar circuitos de revisión y aprobación.
• Consultar el gasto sin esperar al cierre mensual.
• Mejorar la trazabilidad de cada operación.
• Detectar duplicidades, errores o gastos fuera de política.
• Agilizar la preparación de informes.

Este control también beneficia a los empleados. Si el justificante se registra en el momento de la compra, disminuye el riesgo de pérdida y el proceso de reembolso puede comenzar antes.

Inteligencia artificial aplicada a los documentos

La inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres permiten leer la información visible en tickets y facturas.

En Exaccta Xpens, el sistema extrae datos del documento y los prepara para su revisión. La validación sigue siendo importante: una imagen borrosa, un dato incorrecto o una categoría mal asignada pueden requerir la intervención de un usuario.

Automatizar no significa dejar de controlar. Significa dedicar menos tiempo a copiar datos y más a revisar la información relevante.

Anticiparse al cierre de año

La principal ventaja de gestionar los gastos en tiempo real es la capacidad de anticipación. Finanzas puede detectar documentación pendiente, comprobar desviaciones y pedir aclaraciones cuando la operación todavía está reciente.

La trazabilidad también ayuda a aplicar las políticas internas de gasto. Cada operación queda vinculada a un documento, un empleado y un proceso de aprobación. Esto mejora el control y dificulta que pasen inadvertidos los gastos duplicados o no autorizados.

Una solución para empresas de distintos tamaños

La gestión digital de gastos puede aplicarse en grandes compañías, pymes y negocios con equipos que realizan desplazamientos, dietas o compras profesionales.

La clave no está en el tamaño de la empresa, sino en adaptar el sistema a su forma de trabajar: usuarios, límites, categorías, responsables de aprobación e integración contable.

La web de Exaccta indica que la solución puede conectarse con programas como SAP Business One, Microsoft Dynamics, Business Central, Oracle, Sage, A3 y Holded, entre otros. También señala que está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la digitalización certificada de justificantes. Estas condiciones deben revisarse según la configuración contratada y las obligaciones fiscales de cada empresa.

Septiembre ofrece margen para hacer esta revisión sin la presión del cierre. Ordenar ahora la gestión de gastos permite llegar a final de año con menos documentación pendiente, más control y mejores datos para decidir.

Más información: www.exaccta.com