Las empresas deben prestar la atención necesaria a la selección de sus proveedores porque una elección errónea puede suponer gastos innecesarios y problemas futuros. Es muy poco recomendable guiarse únicamente por una oferta promocional atractiva porque a la larga puede resultar muy caro. Es importante analizar una serie de factores antes de depositar la confianza en ninguno.
Uno de los proveedores más importantes para la mayoría de las empresas es el de material de oficina. Contar con los materiales adecuados facilita el corrector funcionamiento del trabajo diario e influye positivamente en la productividad de los trabajadores. Uno de los líderes del sector es Kalamazoo, que ofrece un amplísimo catálogo de productos a través de su web kalamazoo.es.
Antes de comenzar la búsqueda de proveedor es importante analizar las necesidades reales del proyecto para no quedarse corto ni adquirir más producto del necesario, que además de suponer un gasto innecesario puede provocar un problema a la hora de tener que almacenarlo. Hay que tener en cuenta: el tamaño de la empresa, el número de trabajadores, las funciones de cada departamento y la imagen que queremos transmitir como marca.
Puntos clave para elegir un buen proveedor
Catálogo de productos: el primer paso es comprobar que el catálogo que ofrece el proveedor sea lo suficientemente extenso y cubra las necesidades específicas de nuestro negocio. Resulta más práctico contar con un proveedor que pueda ofrecer todo lo necesario para el funcionamiento de la oficina: papelería, equipos informáticos, consumibles, mobiliario de oficina, etc. Además de la variedad de productos, también es importante que cuente con las últimas novedades en el mercado para que la empresa pueda estar actualizada y tenga siempre las mejores opciones a su disposición. Contar con un solo proveedor facilita las gestiones y por tanto es un ahorro en tiempo y dinero.
Calidad: es importante elegir un proveedor que ofrezca primeras marcas que garantizan la calidad de sus productos. De esta forma, nos aseguramos de que los materiales y equipos que se adquieran resulten duraderos y ofrezcan una buena imagen de nuestra empresa. Además, a los empleados les resulta muy frustrante el tener que trabajar con materiales de baja calidad o enfrentarse a averías o problemas constantes. Este tipo de problemas afectan de lleno a la productividad de la empresa y mina su reputación. Por ello, merece la pena invertir en productos de primeras marcas que garantizan unos altos estándares de calidad en lugar de elegir marcas más económicas, pero cuyos productos son de menor calidad y requieren reposiciones más frecuentes.
Confianza: los dos puntos anteriores son clave a la hora de asegurarse de seleccionar un proveedor de material de oficina con el que poder establecer una relación a largo plazo. De esta forma, su equipo experto conocerá tus necesidades de antemano y el flujo de trabajo será mucho más sencillo. Podrán ofrecernos novedades de producto y promociones especiales que mejor se ajusten a tu empresa.
Puntualidad: es un punto clave que de no cumplirse puede perjudicar al ritmo del trabajo y causar graves molestias. Para evitarlo hay que comprobar los plazos de entrega y asegurarse de que el proveedor cumple los tiempos pactados. Para ello debe contar con el stock suficiente y con una buena logística para los envíos en la que el cliente siempre esté informado de en qué punto se encuentra su pedido.
Atención al cliente: es importante asegurarse de que el proveedor de material de oficina elegido cuente con un buen servicio de atención al cliente capaz de ofrecer información clara y precisa, resolver dudas y solucionar cualquier posible problema de forma ágil. El poder tener una comunicación fluida por diferentes canales aporta un extra en tranquilidad. En este sentido, Kalamazoo cuenta con un galardón del Certamen de Líderes del Servicio por su excelente servicio de atención al cliente.
Sostenibildad: la responsabilidad social corporativa es un aspecto que ha ganado gran importancia en los últimos años. Es importante encontrar un proveedor que comparta el mismo compromiso con el cuidado de planeta. Hay que comprobar que su catálogo incluya productos eco, equipos de bajo consumo o fabricados con materia prima reciclada. Además, hay ciertos residuos que requieren especial cuidado como los tóner y cartuchos de tinta de las impresoras o las pilas, por lo que hay que preguntar si el proveedor ofrece el servicio de recogida de estos materiales.
Teniendo en cuenta todos los puntos anteriores será más sencillo encontrar un proveedor de material de oficina adecuado con el que poder establecer una relación a largo plazo. Poder contar con materiales y equipos de calidad es fundamental para el éxito del día a día de la empresa. Además, el proveedor debe generar confianza y ofrecer una respuesta ágil en el caso de que surja cualquier imprevisto que requiera recurrir a él, ya sea porque haya habido un error de cálculo a la hora de encargar el material o haya surgido una carga extra de trabajo.
En conclusión, el proveedor de oficina adecuado debe aunar: amplia variedad de productos de calidad, precios competitivos, servicios eficientes y una atención personalizada.
