¿Qué significa que un sistema de control horario esté homologado?
Cuando se habla de un control horario homologado en España, se hace referencia a un sistema de registro de jornada que cumple de forma estricta con la normativa todavía vigente: el Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo la obligatoriedad del registro diario de jornada para todos los trabajadores asalariados.
La homologación implicaría que la aplicación ha sido validada oficialmente por la Administración y que cumple con requisitos como:
- Registro digital obligatorio, prohibiendo el uso de papel o Excel.
- Inalterabilidad y trazabilidad, de modo que no pueda modificarse sin dejar rastro.
- Acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
- Conservación de los registros durante al menos 4 años.
- Adaptación a distintos modelos de trabajo, incluyendo teletrabajo y presencialidad.
En definitiva, homologar un software de control horario supondría dotarlo de un “sello oficial” que garantice que respeta los criterios de seguridad y transparencia establecidos por la ley.
¿Es obligatorio usar un control horario homologado en España?
Por el momento, la normativa no exige que el sistema esté homologado por el Gobierno, pero sí que sea digital, seguro, accesible y trazable.
El control horario digital obligatorio ya es una realidad desde 2019. La nueva ley de control horario de trabajadores, actualmente en tramitación vía Real Decreto, publicada en breve en el BOE, refuerza esta obligación y añade nuevas medidas, como la reducción de la jornada laboral y el endurecimiento de las sanciones.
Todo apunta a que en un futuro cercano se dará un paso más y se exigirá un control horario homologado, siguiendo la línea de lo que ya ocurre en otros ámbitos como la facturación electrónica.
¿Qué obligaciones establece la nueva Ley de control horario 2026?
El Real Decreto-ley establece que todas las empresas, sin excepción, deberán implantar un registro digital de jornada, con características claras:
- Prohibición del registro en papel o Excel, por falta de seguridad y trazabilidad.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo, que podrá solicitar los datos en tiempo real.
- Prohibición de sistemas biométricos como huella o reconocimiento facial, por motivos de protección de datos.
- Obligación de guardar los registros durante 4 años, accesibles para empleados y autoridades.
- Inclusión del registro de descansos y horas extra, además de entradas y salidas.
Este marco endurece la normativa actual y acerca cada vez más la posibilidad de que se requiera un software de control horario homologado y certificado.
¿Qué ocurre en otros países con el software homologado?
España no sería pionera en este camino. Otros países europeos ya han implementado sistemas de software homologado para garantizar trazabilidad y transparencia:
- Francia: obliga a que los programas de facturación y cajas registradoras estén certificados por la Administración.
- Portugal: desde 2010 exige el uso de software de facturación homologado por la Autoridade Tributária.
- Italia: implantó el “scontrino elettronico”, con transmisión de datos de caja en tiempo real.
- Alemania: exige módulos de seguridad certificados (KassenSichV) en cajas registradoras.
El paralelismo es claro: si se ha hecho en la facturación y en la gestión fiscal, es posible que el control horario homologado se convierta en el siguiente paso en España.
¿Qué sanciones puede recibir una empresa por no tener un registro homologado en el futuro?
Actualmente, las sanciones por incumplir el registro de jornada ya son elevadas:
- Leves: errores menores → hasta 750 €.
- Graves: falta de registro o registros inexactos → entre 751 y 7.500 €.
- Muy graves: manipular o falsear el registro horario → hasta 10.000 € por trabajador afectado.
Si en el futuro se impone un control horario homologado, es previsible que la Inspección de Trabajo endurezca los criterios y que las sanciones aumenten en caso de no usar un software certificado.
¿Cómo afecta la homologación a las pymes y a los autónomos con empleados?
Para las grandes empresas, adaptarse es cuestión de presupuesto. Pero para las pymes y los autónomos con empleados, la obligación de implantar un control horario digital homologado puede ser un reto económico y organizativo.
En este terreno aparecen aplicaciones de control horario como Kronjop, diseñadas para negocios pequeños: bares, talleres, despachos o comercios que necesitan cumplir la normativa de forma sencilla. Kronjop combina una app intuitiva con asesoramiento especializado, lo que permite a autónomos y pymes anticiparse a las exigencias de la nueva ley sin recurrir a soluciones complejas ni costosas.
También existen otras soluciones más enfocadas a grandes empresas, como Woffu o Sage, e incluso aplicaciones con versiones gratuitas limitadas como Clockify.
¿Qué papel jugará la inteligencia artificial en el control horario homologado?
La IA será clave en la próxima generación de aplicaciones de registro:
- Paneles predictivos para anticipar acumulaciones de horas extra.
- Geofencing legal y seguro, que active el fichaje solo dentro del centro de trabajo.
- Alertas automáticas ante irregularidades en los registros.
- Informes inmediatos para inspecciones, con trazabilidad inalterable.
Esto no solo refuerza la normativa, sino que convierte el control horario en una herramienta de gestión del tiempo y productividad.
¿Qué aplicaciones garantizan hoy el cumplimiento de la normativa?
Aunque todavía no existe un registro horario homologado oficial en España, sí hay aplicaciones que cumplen con todos los requisitos de la normativa vigente:
- Kronjop, especialmente recomendada para autónomos con empleados y pymes, por su integración con la IA, precio competitivo y asesoramiento en control horario.
- Replicon, con opciones de gestión y software ERP..
- Hubstaff, orientada a medianas y grandes empresas, integra fichajes y gestión de RRHH.
- Ficha.work, app gratuita, aunque con ciertas limitaciones de usuarios y proyectos.
- Tracking Time, que permite gestionar el control horario desde app o navegador, integrado con contabilidad.
En resumen, el control horario homologado será, con toda probabilidad, el siguiente gran cambio en la legislación laboral española. La nueva ley de control horario trabajadores 2025, pendiente de publicación en el BOE, refuerza el control digital, prohíbe métodos manuales y endurece sanciones.
Para las empresas, y especialmente para las pymes y autónomos con empleados, la mejor estrategia es adelantarse y adoptar ya un sistema de control horario digital fiable y homologable, como Kronjop. Cumplir con la normativa hoy significa estar preparado para las exigencias de mañana.
