En el momento actual, el proceso de licitación en los expedientes de selección de los proveedores convocados por los órganos de contratación y por los poderes adjudicadores de la Administración Pública española, es de gran complejidad.
Toda compra que realice una Administración Pública debe someterse a los principios informadores recogidos en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (transparencia, igualdad y libre concurrencia) y, por tanto, deben respetarse cada una de las fases que para la selección de los proveedores requiere la legislación vigente.
¿Cuáles son, cómo se definen y en qué consiste cada una de ellas?. Vamos a centrarnos en las mas significativas:
1.- Búsqueda de nuevas convocatorias: Las empresas proveedoras deben consultar los Boletines Oficiales (Diario Oficial de la Unión Europea, Boletín Oficial del Estado, Boletines Oficiales de las Comunidades Autónomas, Diarios Locales y Portales y Perfiles de Contratación), en busca de nuevas convocatorias.
En el caso de que el expediente convocado sea un Procedimiento Negociado Sin Publicidad la identificación de la convocatoria se realiza a través de la invitación formal enviada por la Administración convocante mediante fax, correo electrónico o correo certificado.
2.- Solicitud de los Pliegos de Clausulas Administrativas Particulares y de Prescripciones Técnicas por el que se rige la convocatoria: En el caso de que la empresa tenga interés en concurrir a alguno de los procedimientos convocados, la empresa proveedora debe descargar del Perfil del Contratante los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares y de Prescripciones Técnicas por los que se ha de regir la convocatoria con el fin de conocer los productos concretos objeto del contrato y poder tomar la decisión de concurrir o no en el procedimiento.
3.- Análisis de los requerimientos del expediente: La empresa proveedora debe proceder a leer detenidamente los requisitos que exige la convocatoria con el fin de saber si la empresa está en condiciones de presentarse o no al procedimiento de selección convocado. En caso afirmativo, la empresa iniciará los trámites previos para la confección del expediente, solicitando a los proveedores internos y a los proveedores externos la información y la documentación necesaria para iniciar la preparación de la propuesta.
4.- Preparación de la propuesta: Para la confección del expediente hay una información básica que debe ser aportada por los departamentos de la empresa proveedora implicados en los procesos de elaboración de las ofertas:
- • Productos que se van a ofertar.
- • Precios.
- • Acreditación de los criterios objetivos y subjetivos de valoración.
- • Acreditación del cumplimiento de las prescripciones técnicas (descripciones producto, presentación, etc), Información técnica (catálogos, marcado CE -productos sanitarios-, autorizaciones de comercialización, ficha técnica, prospecto, ficha seguridad …).
En definitiva, los objetivos de esta fase del proceso son:
- • Recopilar la documentación administrativa y la generada tras el análisis de los requerimientos del expediente.
- • Generar la oferta económica.
- • Generar la oferta técnica.
- • Preparar las muestras (en caso de que sean solicitadas).
- • Generar los sobres.
- • Preparar el telegrama y la documentación necesaria para el envío del expediente de contratación mediante correo certificado con acuse de recibo o, en su caso para su entrega en el centro personalmente o mediante un servicio de mensajería.
5.- Subsanaciones: En el caso de que la Administración convocante haya detectado algún defecto subsanable en la documentación integrante del expediente de contratación, la empresa proveedora debe realizar la subsanación de las deficiencias detectadas recopilando en caso necesario, de los diferentes departamentos de la empresa, la documentación y la información requerida para la corrección del error.
6.- Proceso de negociación: En el caso de que el expediente convocado sea un expediente negociado sin o con publicidad, la Administración convocante puede iniciar una fase de negociación con las empresas proveedoras invitadas al procedimiento, lo que requiere el envío de una nueva cotización mejorando la oferta realizada.
7.- Asistencia al acto público e apertura de las ofertas: En el Acto de Apertura Pública de las ofertas, la Mesa de Contratación proporciona una información de gran interés para las empresas licitadoras (precios e información técnica).
La asistencia a la misma proporciona a la empresa proveedora información acerca de su admisión en el procedimiento y sobre aspectos del mismo y de las ofertas de los competidores cuyo análisis puede generar informes que justifiquen la adjudicación, que pueden fundamentar un recurso o servir de base para la preparación de la siguiente convocatoria.
8.- Ranking de Licitadores: Cuando la Administración que tramita el expediente resuelve, publica el ranking de los licitadores que han presentado oferta en el Perfil del Contratante, comenzando a partir de ese momento a computarse el plazo establecido para que la empresa que ha realizado la oferta económicamente mas ventajosa, presente la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos previos en el plazo de 10 días.
En concreto en este plazo, la empresa seleccionada debe tramitar la constitución de la garantía definitiva, entregar la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa y el cumplimiento de las obligaciones de la empresa con la seguridad social y tramitar el pago de los gastos de publicidad.
9.- Adjudicación: El órgano de contratación dicta la resolución de adjudicación en los 5 días siguientes a la aportación de la documentación mencionada. Las empresas que no han resultado adjudicatarias y que consideren que la resolución de adjudicación vulnera sus derechos pueden presentar el recurso correspondiente, en el plazo correspondiente en función del tipo de contrato (sujeto -15 días- o no sujeto a regulación armonizada -1 mes-) que se haya convocado.
10.- Firma del contrato: En los 5 días siguientes a la finalización del plazo de los 15 días para la presentación del recurso (en el caso de los contratos sujetos a regulación armonizada) o de la adjudicación (en el caso de los contratos no sujetos a regulación armonizada) se procede a la firma del contrato y se inicia la ejecución del contrato.
EN CONCLUSIÓN: Si bien el proceso es complejo, si las empresas licitadoras diseñan sus propios procesos internos designando plazos y responsables para cada una de las fases, puede facilitarse en gran medida la preparación del expediente y la presentación de la oferta en plazo.
NOTA.– Sara Castelo Ruano es abogado, socia fundadora de Tesera de Hospitalidad, una consultora independiente, con sede en Madrid, pionera en ofrecer asesoramiento legal, auditorías de procesos, formación y servicios de colaboración a los departamentos de licitaciones tanto de los órganos de la Administración Pública Sanitaria como de sus proveedores.
