En un momento en el que los procedimientos para la selección de los contratistas de la Administración Pública constituyen el único medio para garantizar una compra pública eficiente de medicamentos y productos Sanitarios, las empresas tienen que estar preparadas para afrontar una serie de tareas que son comunes en la mayoría de las licitaciones, en los términos del Real Decreto Legislativo 3/2011 de 14 de noviembre por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
No podemos olvidar que los plazos previstos para licitar son muy reducidos y que las prisas de última hora pueden jugar una mala pasada a los potenciales licitadores.
Si la empresa no está preparada, aumenta el riesgo de quedar excluida de la licitación por un defecto de forma que, en definitiva, perjudicará al interés público puesto que la Administración contratante tendrá menos ofertas entre las que elegir la mas ventajosa.
Conozcamos cinco claves para afrontar con éxito una licitación pública:
1.- Asegúrese de que dispone de la información de las licitaciones que se publican.
Es fundamental disponer de información sobre las licitaciones, publicadas en los boletines oficiales y en las plataformas de contratación. Hay que acceder a ella a diario para no perder días de trabajo en la preparación de la oferta.
2.- Prepare el «master file» de contratación de la empresa.
Hay que tener disponible la documentación que acredita la capacidad de contratar, la solvencia económica, financiera, técnica y profesional y, en general, toda aquella que con carácter general se requiere repetitivamente en las licitaciones por exigencia del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Mientras no se implanten en España las nuevas directrices europeas de reducción de las cargas administrativas (pasaporte europeo), las empresas que quieran optar entrar en el proceso de licitación, tienen que aportar una serie de documentación original o en copia compulsada por autoridad administrativa o notario público.
Veamos un ejemplo (sin perjuicio de que cada procedimiento es un «mundo» y deben de leerse con detenimiento los requerimientos del pliego):
Capacidad Contratar
- • Copia legitimada ante Notario del certificado de inscripción de la empresa en el Registro de Licitadores de la Comunidad Autónoma en la que se quiera licitar junto con la declaración responsable acreditativa de la vigencia de la documentación. En su defecto, escritura de constitución y cualquier otra que suponga una modificación sustancial de sus estatutos; escritura de apoderamiento; documento nacional de identidad del apoderado; bastanteo de la escritura de poder realizado por los servicios jurídicos de la Comunidad Autónoma.
- • Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar con el sector público.
- • Certificado positivo de la Agencia Estatal Tributaria acreditativo de que la empresa está al corriente de pago de sus obligaciones tributarias con la Hacienda Estatal.
- • Certificado acreditativo de que la empresa está al corriente de pago de sus obligaciones tributarias con la Comunidad Autónoma en la que se licita.
- • Copia legitimada ante Notario del Alta de la empresa en el Impuesto de Actividades Económicas.
- • Último recibo acreditativo de pago del Impuesto de Actividades Económicas.
- • Declaración responsable acreditativa de que la empresa no se ha dado de baja en la matrícula del Impuesto de Actividades Económicas.
- • Certificado positivo de situación de cotización a la Seguridad Social.
Solvencia Económico-Financiera
- • Informe de solvencia bancaria.
- • Justificante de la existencia de un seguro de responsabilidad civil.
- • Declaración responsable acreditativa de la cifra global de los negocios de la empresa en el curso de los tres últimos años.
Solvencia técnica-profesional
- • Relación de los principales suministros realizados por la empresa en el curso de los tres últimos años.
- • Certificados acreditativos de la buena ejecución de los suministros realizados. Alguno del objeto del contrato.
Otros documentos
- • Declaración responsable acreditativa de que la empresa no pertenece a ningún grupo empresarial.
- • Declaración responsable acreditativa del compromiso de la empresa de guardar sigilo de la información a la que tenga acceso como consecuencia de la ejecución del contrato.
- • Declaración responsable acreditativa de la certeza de los datos aportados en el presente expediente de contratación.
- • Hoja resumen de datos del licitador a efectos de notificaciones.
3.- Preparase para la licitación electrónica
La utilización de medios electrónicos (correo electrónico, firmas electrónicas, etc.) en las compras públicas es el objetivo principal de la Unión Europea, quien ha fijado el 2016 como fecha límite para la implantación de la compra pública electrónica total en todos los procedimientos de selección de los proveedores de la Administración.
En nuestro país encontramos ya algunas licitaciones que se llevan a cabo de forma totalmente electrónica, por lo que las empresas que quieran optar a convertirse en licitadoras deben prepararse para este nuevo reto. Las firmas electrónicas, el conocimiento de las plataformas electrónicas (Por ejemplo, Vortal Health), acceso sin restricciones a Internet, digitalización de la documentación, etc son algunos de los primeros pasos que deben darse para acceder a la licitación electrónica.
4.- Definir una oferta económica y técnica competitiva de acuerdo con las especificaciones de los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas por las que se rige la convocatoria.
La Adjudicación depende de muchos componentes:
- • Conocer adecuadamente las necesidades del organismo convocante mediante una lectura profunda de los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas por los que se rige la convocatoria.
- • Formalizar una oferta económica competitiva acorde con el presupuesto máximo de licitación.
- • Formalizar una oferta técnica que se ajuste a las prescripciones técnicas y a los criterios de valoración recogidos en la convocatoria fijándose en la ponderación establecida para cada uno de ellos.
5.- Y tras la adjudicación:
• Si la empresa resulta adjudicataria, hay que cumplir las obligaciones asumidas con la formalización del contrato.
Todo aquello que se haya ofertado debe cumplirse una vez formalizado el contrato. En otro caso, se podrán imponer una serie de penalizaciones económicas, pudiendo la Administración proceder a la resolución del contrato.
Y este hecho, puede dar lugar a una sanción consistente en la imposición de una prohibición de contratar con el sector público.
• Si la empresa no resulta adjudicataria, puede ejercerse el derecho al recurso cuando el órgano de contratación haya incumplido los principios esenciales que deben regir los procedimientos de selección de los contratistas del sector público (publicidad, transparencia, igualdad, libre concurrencia).
El recurso especial en materia de contratación administrativa constituye la principal herramienta para la defensa de los derechos del licitador no adjudicatario, en aquellos casos en los que el órgano de contratación haya incumplido las normas del procedimiento.
EN CONCLUSIÓN: Según datos del Ministerio de Industria, los potenciales compradores públicos sujetos al régimen de contratación recogido en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público son mas de 10.000. Recordemos que en el momento actual conviven 17 ministerios, 17 Comunidades Autónomas con sus correspondientes consejerías, 2 ciudades autónomas (Ceuta y Melilla), 41 diputaciones provinciales, 10 cabildos y consejos insulares, más de 8.100 municipios y casi 1.900 entes dependientes de las Comunidades Autónomas.
Las empresas deben por tanto estar preparadas para realizar ofertas competitivas garantizando la satisfacción del interés público y la selección de las ofertas económicamente mas ventajosas.
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NOTA.- Sara Castelo Ruano es abogado, socia fundadora de Tesera de Hospitalidad, una consultora independiente, con sede en Madrid, pionera en ofrecer asesoramiento legal, auditorías de procesos, formación y servicios de colaboración a los departamentos de licitaciones tanto de los órganos de la Administración Pública Sanitaria como de sus proveedores.
