¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona un TPV? En esta guía te explicamos todo el proceso paso a paso.
Registrar las ventas de un negocio parece bastante simple para un observador casual: el cliente le entrega un artículo al cajero, quien luego escanea el código de barras y presiona algunas teclas en el terminal. El cajero le dice al cliente la cantidad de dinero que debe pagar y el comprador lo abona para poder llevarse sus productos a casa.
Es un proceso simple y (generalmente) rápido, pero de lo que la mayoría de personas no se da cuenta es que hay muchas cosas detrás de escena en cada transacción.
Si estás leyendo estas líneas, seguramente es porque estás pensando en comprar un TPV. TPV Center es una tienda de TPV especializada en estos equipos y la que más años lleva vendiendo por Internet, así que te la recomendamos como una de las primeras opciones, aunque tienes muchas otras, solo tienes que hace una búsqueda en Google. Lo importante es que primero entiendas cómo funcionan para poder valorar bien la compra.
Por lo que, esperamos que esta publicación arrojare algo de luz sobre los entresijos de los TPV y cómo funcionan.
Empecemos.
¿Qué es un TPV?
Un TPV es exactamente lo que parece: es la configuración que tiene un negocio físico para procesar los pagos de sus clientes. Cuando decimos sistema TPV nos referimos al hardware y software que permiten a los dependientes registrar las ventas.
La configuración variará en apariencia y funcionalidad dependiendo de la tecnología elegida, qué métodos de pago se aceptan, si se imprimen tickets en papel, cómo se organiza la contabilidad al final del día o registran las ventas, así como los métodos para gestionar el inventario que hay implementados para la gestión de stock de los productos.
Cualquier negocio que venda en persona tendrá un Terminal Punto de Venta, comúnmente abreviado como TPV.
Lo que nos lleva a nuestro siguiente punto…
TPV frente a cajas registradoras
Piensa en las cajas registradoras como la versión analógica de los TPV modernos. El primero es un dispositivo cuyo objetivo principal es registrar las ventas, mientras que el segundo es un sistema integrado que no solo facilita el proceso de pago, sino que también ayuda a administrar el catálogo, gestionar clientes y administrar un negocio en su conjunto.
Las cajas registradoras se centran solo en las ventas. No se sincronizan con el sistema de inventario, no brindan informes ni “hablan» con tus otras aplicaciones comerciales. Un TPV, por otro lado, tiene más capacidades de gestión empresarial y también puede conectarse con otras plataformas que se utilizan en tu negocio.
¿Cuáles son los componentes de un TPV?
No podemos hablar sobre cómo funcionan un TPV sin primero discutir sus componentes. Generalmente, los terminales TPV se componen de dos partes estrechamente conectadas: hardware y software.
El hardware cubre los equipos o dispositivos utilizados para realizar el proceso de pago.
El hardware incluye:
- Pantalla (táctil en algunas ocasiones).
- Lector código de barras.
- Impresora de tickets.
- Cajón portamonedas.
- Datáfono o terminal de pago.
No todos los TPV tendrán la totalidad de los dispositivos anteriores. Si envías facturas o tickets por e-mail, por ejemplo, no necesitas una impresora de tickets. Si solo aceptas pagos con tarjeta de crédito u ofreces tus servicios de manera ambulante, no es necesario un cajón portamonedas.
Los dos imprescindibles en cualquier sistema TPV son la pantalla y el terminal de pago.
El software es el programa que ejecuta el TPV. El aspecto, la sensación y la funcionalidad del software TPV variarán de un proveedor a otro, pero la mayoría de los sistemas modernos tendrán las siguientes características:
- Pantalla de ventas
- Gestión de inventario (control de stock)
- Gestión de clientes
- Informes y análisis
El software TPV también se puede clasificar como basado en la nube o local. Se puede acceder al primero a través de Internet, mientras que el segundo se encuentra alojado localmente en el propio TPV.
Los Terminales Punto de Venta basados en la nube generalmente funcionan a través de un modelo SaaS (software como servicio) y los proveedores cobran una tarifa de suscripción por el software. Los TPV locales están instalados en el terminal y, por lo general, hay que pagar el software por adelantado o pagar una tarifa mensual por la licencia.
Muchos negocios están cambiando al modelo de software basado en la nube porque son más accesibles y escalables. Con las soluciones basadas en la nube, puedes acceder al software desde cualquier dispositivo siempre que tengas una conexión a Internet, lo que facilita la gestión del negocio.
Las actualizaciones se realizan automáticamente y simplemente tienes que descargar la última versión del software.
Con el software local, la solución está instalada directamente en el propio terminal TPV, por lo que deberás mantener y actualizar el software. Las empresas que prefieren tener sus datos localmente suelen ser las que necesitan algún programa concreto para llevar la gestión de su negocio, por ejemplo, las franquicias que deben utilizar el mismo programa, todas.
¿Cómo funciona un TPV? Diferentes componentes que entran en juego
Los mejores TPV funcionan cuando los componentes mencionados anteriormente funcionan perfectamente juntos para permitir las transacciones. Piénsalo de esta manera: el hardware y el software de su solución TPV se “comunican” entre sí para que las ventas se realicen.
Así es cómo funciona un TPV:
- Las cosas comienzan cuando el cajero o dependiente inicia una venta. Es decir, cuando escanea un producto o lo ingresa en la pantalla táctil. En esta etapa, el software TPV muestra por pantalla los productos junto con el precio y el total de la compra.
- En el backend, el software se sincroniza con la gestión de inventario y ajusta los niveles de stock en función de las cantidades compradas por el cliente.
- Mientras todo esto ocurre, el cajero le dice al cliente el importe total que debe y el comprador selecciona un método de pago. Si el cliente paga electrónicamente mediante tarjeta de crédito o su móvil, se activa el datáfono. El cliente sigue las indicaciones del terminal y continúa la venta. Si están pagando en efectivo, simplemente pueden entregar la cantidad al cajero.
- El cajero confirma la cantidad final. Luego, la impresora de tickets se activa e imprime el recibo. Para transacciones en efectivo, la impresora envía una señal al cajón portamonedas para que se abra cuando sea necesario y así introducir las monedas y billetes en él, así como para darle las «vueltas» al cliente.
Nota: Pueden suceder otras cosas, dependiendo del negocio en cuestión. Por ejemplo, algunas tiendas tienen un programa de fidelización, en cuyo caso el cliente le da al cajero sus datos de miembro. Otras veces, el comerciante puede pedirle al comprador que ingrese su información de contacto. Estas cosas pueden suceder antes o después del paso donde se realiza el pago, según la configuración que haya decidido el establecimiento.
Detrás de escena, el software también está trabajando para mantener todo bajo control. Los niveles de existencias se actualizan y los datos se introducen en los informes y análisis. Si se registran los datos del cliente o de fidelización, el sistema también los almacena en la base de datos.
No se detiene ahí: los TPV juegan un papel importante después de la transacción
El trabajo del TPV no termina cuando finaliza la transacción. Como se ha comentado anteriormente, los nuevos TPV pueden ayudarte a administrar múltiples componentes de tu negocio, como la administración del inventario, de clientes, realizar la contabilidad, analizar datos o generación de informes, entre otros muchos trabajos.
Considera lo siguiente:
Siempre que se realiza una venta, su software TPV registra la transacción y actualiza el nivel de existencias. Digamos que eres una tienda de ropa y, al comienzo del día, tenías 50 faldas largas grandes en stock. A lo largo del día, vendiste 25 de ellas. Si todo funciona correctamente, el sistema TPV habría registrado esas 25 transacciones y modificado los niveles de existencias en consecuencia.
Un TPV que gestiona tu inventario se vuelve particularmente útil si puede conectarse con tus otros canales de venta. Volviendo al ejemplo de las faldas largas, si has vendido 10 adicionales por Internet en tu tienda online, entonces el sistema debe tener en cuenta esas ventas y actualizar los niveles totales de inventario.
El TPV y el datafono funcionan de la mano. Para obtener los mejores resultados, opta por una solución de pago integrada con tu terminal, en la que el sistema de punto de venta de tu restaurante o el programa de ventas interactúe directamente con el datafono. De esa manera, cuando un cliente realiza un pago con tarjeta de crédito, sus datos de pago se transfieren directamente al TPV y así se pueden registrar las ventas más rápido.
Si bien es posible optar por pagos no integrados, esta configuración requerirá que los dependientes ingresen manualmente los datos de pago en el TPV, lo que hace que la experiencia sea más complicada.
Los pagos integrados en el TPV también facilitan el cierre de caja al final del día. En lugar de verificar manualmente los tickets con todas las transacciones, una solución de pago integrada automatiza el proceso, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.
Una de las mejores cosas de un TPV moderno es tener un acceso más fácil a los datos y a la información. A diferencia de las cajas registradoras tradicionales, que solo registran transacciones, los TPV pueden rastrear y analizar las ventas, el inventario y los datos de los clientes, lo que luego genera informes y análisis potentes.
Los mejores Terminales Punto de Venta facilitan el seguimiento de métricas importantes en tu negocio y muchos te permiten filtrar datos para que puedas encontrar fácilmente la información que necesitas.
Por ejemplo, si deseas generar informes de ventas de un período de tiempo determinado, una categoría de producto o incluso un grupo de clientes, un TPV sólido te ayudará a hacerlo. ¿Quiere saber cuáles son tus productos más vendidos o qué rápido se termina el stock? Hay muchas soluciones de TPV que pueden hacer cálculos en un abrir y cerrar de ojos.
Estas cosas simplemente no son posibles con una caja registradora obsoleta, y es una de las muchas razones por las que más y más empresas están cambiando a sistemas TPV nuevos y fiables.
Esperamos que ahora te resulte más sencillo entender cómo se utiliza un TPV y no tengas miedo a comprar uno para tu negocio.
